Gastos Deducibles en el IRPF en 2018

Conoce los requisitos a cumplir para desgravar los gastos de tu actividad en tu declaración de la renta (IRPF), lo que puedes afectar a la misma o no, la relación detallada de partidas de gastos deducibles para los autónomos que contempla Hacienda, los criterios aplicados en 2018 y las características de aquellas partidas que presentan mayor problemática, como el local en vivienda propia, el vehículo particular, el teléfono móvil, los viajes y el vestuario.

Además te contamos las novedades que han entrado en vigor en 2018 respecto a gastos de suministros y manutención (dietas).

En este artículo nos centramos en analizar los gastos fiscalmente deducibles para aquellos autónomos que tributáis en el régimen de estimación directa, tanto en su modalidad normal como en la simplificada, que es la más habitual.

En buena parte coinciden con los gastos desgravables en el impuesto de sociedades, aunque existen algunas diferencias. En el caso de los autónomos acogidos al sistema de módulos, la cuota a pagar es predeterminada y fija, y no depende de los gastos reales que finalmente tenga el negocio, por lo que no se pueden desgravar.

El artículo se divide en cuatro secciones:

1. Requisitos para que un gasto sea deducible.
2. Relación de gastos deducibles en el IRPF.
3. Nuevos gastos en 2018: suministros y dietas
4. Gastos deducibles “especiales”: local, vehículo, teléfono móvil, viajes, dietas, vestuario.
5. Gastos fiscalmente no deducibles

1. Requisitos para que un gasto sea deducible

Los criterios que Hacienda establece para considerar que un desembolso económico puede ser considerado como gasto deducible son:

• Deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo, o como dice Hacienda, que estén “afectos” a la misma”.
• Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas. En ocasiones pueden valer recibos.
• Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos e inversiones.

De estos tres criterios el más peculiar es el primero, ya que para determinadas partidas de gasto el autónomo deberá demostrar que corresponden a su actividad profesional y no a su vida privada. Esto ocurre por ejemplo con la vivienda propia si allí se desarrolla la actividad, siendo necesario determinar el porcentaje del gasto que se puede afectar a la actividad y el que no.

En 2014 y 2015 Hacienda, en su lucha contra el fraude y en su necesidad de recaudar más, vino siendo más exigente a la hora de considerar si un gasto es o no imputable al negocio. Luego vemos varios ejemplos.

Ten en cuenta que todo gasto relacionado con tu actividad es deducible, aunque deberás justificarlo, por lo que conviene documentarlos y llevar el libro de gastos explicando el detalle de cada factura para que en el caso de tener una inspección puedas defenderte adecuadamente. Y no conviene que abuses inflando tus gastos porque en caso de que te inspeccionen no podrás defenderlo y será peor.

En cuanto al segundo requisito, es el que está detrás de esa sana costumbre de los autónomos de pedir factura de todo.

En cuanto a los tickets o facturas simplificadas, no son deducibles al no permitir identificar quién ha realizado el gasto. Así que, aunque sea un poco engorroso acostúmbrate a pedir factura en restaurantes, gasolineras, taxis o supermercados (si lo que adquieres guarda relación con el negocio, claro). 

2. Relación de gastos deducibles en el IRPF

A continuación, relacionamos los gastos más habituales que debe considerar el autónomo, siguiendo la relación establecida por Hacienda:

• Consumos de explotación: compras de mercaderías, materias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embalajes y material de oficina. El consumo del ejercicio se calcula de acuerdo a la siguiente fórmula: Consumos = existencias iniciales + compras - existencias finales.

• Sueldos y salarios: pagos a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones.

• Seguridad social a cargo de la empresa: cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores más las correspondientes al empresario autónomo. Por lo que se refiere a las aportaciones a mutualidades de previsión social, con la reforma fiscal, a partir de enero de 2015 es deducible el 50% de la aportación por contingencias comunes. Hasta ahora sólo eran deducibles las de los profesionales autónomos no integrados en el régimen especial de trabajadores autónomos que tengan la alternativa legal de cotizar a una mutua, con un máximo de 4.500 euros anuales.

• Otros gastos de personal: incluye gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal, obsequios (ej- cestas de navidad) y contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial.

• Arrendamientos y cánones: alquileres, cánones, asistencia técnica, cuotas de arrendamiento financiero (leasing) que no tenga por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables.

• Reparaciones y conservación: gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales. No se incluyen los que supongan una ampliación o mejora, ya que se consideran inversiones amortizables en varios años.

• Servicios de profesionales independientes: honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, así como las comisiones de agentes comerciales o mediadores independientes.

• Otros servicios exteriores: gastos en investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y telefonía y otros gastos de oficina no incluidos en los conceptos anteriores.

• Tributos fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales. No serán deducibles ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.

• IVA soportado: sólo será deducible cuando no sea desgravable a través de la declaración de IVA, es decir, que no presenten declaraciones trimestrales de IVA y por tanto no tengan derecho a deducirse las cuotas soportadas. Lo que ocurre en actividades exentas de IVA (ej- medicina) y en actividades acogidas a algunos regímenes especiales (régimen especial de recargo de equivalencia y régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca).

• Gastos financieros: intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda. No se incluirán los que se deriven de la utilización de capital propio.

• Amortizaciones: importe del deterioro o depreciación de las inversiones contempladas como inmovilizado material o intangible afecto a la actividad. Su cálculo se realizará conforme a lo estipulado en el impuesto de sociedades. En estimación directa normal puede revestir mayor complejidad al existir supuestos de libertad de amortización.

En estimación directa simplificada, las amortizaciones se calcularán linealmente de acuerdo con la tabla de amortizaciones simplificada.

Serán aplicables los beneficios fiscales (amortización acelerada) para empresas de reducida dimensión del impuesto de sociedades.

• Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales: deterioro de los créditos derivados por insolvencias de deudores (sólo si no están respaldados por avales, seguros, etc.); deterioro de fondos editoriales, fonográficos y audiovisuales, y deterioro del inmovilizado intangible, con un máximo del 20% de fondos de comercio que hayan sido adquiridos.

• Otros gastos deducibles: adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras, así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o hijos menores de 25 que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.

• Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación: con la entrada en vigor de la reforma fiscal, a partir de enero de 2015 se establece un tope anual de 2.000 euros a la deducción en estimación directa simplificada del 5% del importe del rendimiento neto previo.

• Provisiones fiscalmente deducibles: sólo los autónomos que tributen en estimación directa normal podrán desgravar las facturas no cobradas o los gastos asociados a las devoluciones de ventas.

3. Nuevos gastos en 2018: suministros y dietas

La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, aprobada el 11 de octubre de 2017 en el Senado, contempla dos importantes novedades al permitir los siguientes gastos deducibles en el IRPF a partir de enero de 2018:

• Suministros domésticos: el autónomo que trabaje desde casa y así se lo haya notificado a Hacienda en su declaración censal (modelo 037 o 036) podrá deducirse un 30% de los suministros de electricidad, gas, agua, telefonía e internet. Hasta ahora, tal y como se expone en el apartado cuatro de este artículo, la Dirección General de Tributos sólo acepta la desgravación si se dispone de contadores separados, algo nada habitual que deriva bien en su no deducción bien en su deducción errónea, con riesgo de sanción.

• Gastos por dietas de manutención: el autónomo podrá deducirse 27,27 euros diarios (48 euros en el extranjero) cuando no pernocta y 53,34 euros diarios cuando pernocta en España y 91,35 euros en el extranjero. Ahora bien, deberá cumplir los siguientes requisitos: gastos debidos al desarrollo de la actividad económica, en establecimientos de restauración y hostelería, que se paguen por medios electrónicos y de los que se disponga de la correspondiente factura. Hacienda ha anunciado que reforzará su vigilancia sobre este tipo de gastos por lo que hay que tener cuidado. Y es que aunque se admiten comidas en la población de residencia del autónomo, deben estar debidas a la actividad. 

4. Gastos deducibles “especiales”: local, vehículo, teléfono móvil, viajes, vestuario

Hay una serie de partidas de gasto muy habituales entre los autónomos que presentan algunas peculiaridades y siempre generan dudas, debido sobre todo al grado de “afectación a la actividad” comúnmente aceptado. Partidas sobre las que Hacienda viene siendo cada vez más exigente en cuanto a los requisitos para justificar la afectación a la actividad.

En concreto vamos a profundizar en el funcionamiento de los siguientes gastos deducibles:

• Local u oficina, en alquiler o en vivienda propia
• Vehículo y gastos asociados: gasolina, mantenimiento, seguro
• Teléfono móvil
• Gastos de viaje y dietas: comidas, cenas, billetes de avión, taxis
• Gastos de vestuario

Local u oficina específica para la actividad

No presentan problemas, deberás notificar a hacienda los datos de local en el momento de darte de alta cumplimentando el correspondiente modelo 036 o 037, o presentar una modificación de datos de dichos impresos en el momento de trasladarte a un nuevo local u oficina. Podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si lo hubieses comprado.

Local u oficina en una vivienda

Al igual que en el caso anterior debes notificárselo a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo normal es que sea una habitación o máximo dos, por lo que se afectará entre un 15% y un 50% como máximo si no se quiere tener problemas. Los gastos asociados a la vivienda podrán desgravarse en ese mismo porcentaje. 

En caso de estar alquilando, el problema es que debes tener dos facturas diferenciadas, ya que el alquiler de la parte profesional debe incluir IVA. Y esto lo hace muy poca gente, en buena parte por el engorro que supone para el propietario. Esto se debe a que el alquiler de locales para negocios está gravado con IVA.

Y una cosa más, Hacienda se está poniendo quisquillosa y está empezando a pedir contadores separados de agua o luz para la parte "profesional" y la "privada" de la vivienda.

Teléfono móvil

Si sólo tienes una línea de móvil, Hacienda te permite imputar un 50% del gasto ya que considera que el 50% restante se dedica a llamadas relacionadas con tu vida personal. Así que si tu nivel de gasto por llamadas profesionales es muy elevado te puede interesar disponer de dos teléfonos, uno para la actividad profesional y otro para la vida personal.

Vehículo particular y gastos asociados (mantenimiento, gasolina, seguro …)

A efectos del IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes.

El resto de autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA. Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida, aunque está sujeta a las mismas limitaciones fiscales mencionadas en lo que se refiere a la deducción de las cuotas y del IVA soportado en las mismas.

Gastos de viajes y representación

Podrás desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas). Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos a diario o en fin de semana es difícil que sea aceptada por Hacienda.

Por otra parte, el gasto en comidas de trabajo es uno de los más controvertidos, conviene que lo límites a la lógica de tu actividad y anotes siempre en una agenda o al dorso de la factura con quién tuviste la comida.

Gastos de vestuario

Sólo se admite el gasto en vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio. El caso de los artistas admite una interpretación más flexible.

5. Gastos fiscalmente no deducibles

Las siguientes partidas de gasto no tendrán la consideración de gastos deducibles

• Multas y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
• Donativos y liberalidades.
• Pérdidas del juego.
• Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
• IVA soportado que resulte deducible en la declaración del IVA.

En HC Asesores 360 estamos al corriente de cuales son los gastos que se pueden deducir, y como la línea entre lo que es deducible y lo que no, es a veces, cuanto menos, difusa, aconsejamos a nuestros clientes que siempre pidan factura de sus gastos y nosotros nos encargaremos de incluir en sus declaraciones las facturas que se ajusten a la ley.

Vía: infoautónomos.eleconomista.es